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Wissensmanagement in einer Behörde - am Beispiel des Hessischen Landesamtes für Bodenmanagement und Geoinformation

Wissensmanagement in einer Behörde - am Beispiel des Hessischen Landesamtes für Bodenmanagement und Geoinformation

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Vielen Personalverantwortlichen in Unternehmen ist bewusst, dass beim Ausscheidenden von Mitarbeitern wertvolles Wissen verloren gehen kann. Dies geht aus einer aktuellen Studie von Haufe-Lexware hervor.

Die Mehrzahl der befragten Personalverantwortlichen sehen sich in der Verantwortung, Wissensmanagement im Unternehmen voranzutreiben. Dazu zählen die Identifikation des Wissens der einzelnen Mitarbeiter, die Förderung des Wissensaustausches, die Vernetzung des Wissens, die Optimierung von Wissensprozessen und die IT-gestützte Bewahrung von Wissen.

Ungefähr ein Drittel gibt jedoch zu, noch keine Maßnahmen zu ergreifen, um das Wissen von ausscheidenden Mitarbeitern zu erfassen und zu bewahren.

Bei der Bewahrung von Wissen ist es wichtig, das zu speichernde Wissen sorgfältig auszuwählen und sich zu definieren, wo das Wissen gespeichert werden soll. Auch den Detaillierungs- und Formalisierungsgrad gilt es zu festzulegen.

In dem nachfolgenden Interview mit Gerd Köhler wird auf eine Methode des Wissenstransfers – das StoryTelling – näher eingegangen, mit der die Erfahrungen und Fähigkeiten von ausscheidenden Mitarbeitern besser dokumentiert werden können.

 

Das Hessische Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformation (HLBG) unterstützt mit seinen Dienstleistungen und Produkten die Entwicklung zukunfts- und umweltorientierter Lebensräume in Hessen.

Zu den Kernkompetenzen der HVBG zählt das Führen des Liegenschaftskatasters; sie sichert damit das Eigentum an Grund und Boden. Außerdem fördert sie die nachhaltige und umweltgerechte Entwicklung ländlicher und urbaner Lebensräume durch die Instrumente der Flurneuordnung und des städtebaulichen Bodenordnungsrechts.

Der eBusiness-Lotse Darmstadt-Dieburg hat mit Gerd Köhler, Ständiger Vertreter des Präsidenten des Hessischen Landesamtes für Bodenmanagement und Geoinformation, ein Interview zum Thema Wissensmanagement und Wissenstransfer durchgeführt.

eBL: Welche Werkzeuge oder Methoden setzen Sie im Wissensmanagement ein? Seit wann  nutzen  Sie  Methoden  des  Wissensmanagements?

Gerd Köhler: Wir haben 2009 gemeinsam mit der Hochschule Rhein-Main, Lehrstuhl von Prof. North, zunächst eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für die Einführung von Wissensmanagement durchgeführt. Darauf folgte der Aufbau und die Praxiseinführung einer technischen Wissensmanagementplattform (WIMA), über die im Rahmen unserer Kommunikationsregeln verbindlich Wissen strukturiert ausgetauscht, aktualisiert und so auch mittelbar bewahrt und auf neue Beschäftigte transferiert wird. Als sogenannte Wissensbasis können dort alle Beschäftigten Artikel zu allen beruflichen Aspekten schreiben. Diese Artikel sind anreicherbar durch Bilder, Audios, Videos und Dokumente. Die Artikel können bzw. sollen möglichst thematisch untereinander verknüpft werden. Außerdem sind im WIMA alle sog. „A-Akten“, das ist die Gesamtheit der für die Verwaltung verbindlichen Verwaltungsvorschriften, als PDF-Dateien aktuell und redundanzfrei abgelegt.

Wir wussten aber von Anfang an auch, dass wir uns neben dem technischen Wissensmanagement auch dem personalisierten Wissenstransfer widmen müssen. Hiermit haben wir im Jahr 2014 begonnen und haben sowohl in strukturierten Prozessen als auch nach narrativ gestalteten Transferprozessen vor allem implizites Wissen ausscheidender Beschäftigter auf die personelle Nachfolge weitergegeben. Die Pilotphase endet in  diesem  Jahr  und  mit  der  Qualifizierung  interner („nebenamtlicher“) Personalentwicklungstrainer zur Begleitung künftiger narrativer Transferprozesse ist der Einstieg in einen systematischen personalisierten Wissenstransfer für ausgewählte Wissensträgerinnen und -träger gelegt.

eBL: In welchen Bereichen Ihrer Behörde und zu welchen Themen werden diese Werkzeuge bzw. Methoden genutzt?

Gerd Köhler: Die Nutzung unseres technischen Wissensmanagementsystems (WIMA) ist seit mehreren Jahren verbindlich für alle ca. 1600 Beschäftigten der gesamten Verwaltung geregelt und gehört als Eckpfeiler zu unserer Kommunikationskultur. Dort werden die Informationen zu Managementthemen (zu Mission, Vision, der Verwaltungssteuerung etc.) genauso kommuniziert, wie Informationen zu den fachlichen Geschäftsfeldern des Bodenmanagements und der Geoinformation (z. B. zu neuen Vertriebsprodukten) und zu Unterstützungsthemen wie IT, Beschaffung, Personal (z. B. Stellenausschreibungen). Außerdem haben die Gremien (Personalvertretungen) sowie die Frauenbeauftragten und Schwerbehindertenvertretungen Gelegenheit, relevante Informationen für die Beschäftigten bereit zu stellen.

Was den „personalisierten Wissenstransfer“ angeht, so bringt jedes Ausscheiden einer oder eines Beschäftigten einen bedauerlichen Wissensverlust mit sich. Der erste Baustein, um dem entgegen zu wirken, war vor einigen Jahren die Einführung der Teamarbeit in der gesamten Verwaltung. Damit allein wird mittels einer Verbreiterung der Wissensbasis in den einzelnen Teams diesem Wissensverlust im Regelfall schon ausreichend entgegen gewirkt. Denn wir werden nicht in jedem Fall einen auf die einzelne Person zugeschnittenen personalisierten Wissenstransfer durchführen (können). Vielmehr werden wir uns dabei auf ausgewählte Fälle, insbesondere Personen mit strategischem, fachspeziellem oder singulärem Wissen beschränken müssen. Und dies gerade in den Fällen, in denen die Teams das als verloren gehend identifizierte Wissen vom fachlichen Hintergrund her nicht aufnehmen können (hochgradiges Spezialwissen) oder Führungswissen (Führungskräfte sind bei uns nicht in die Teams integriert) erhalten werden soll.

Haben Sie Interesse an weiteren Informationen, wie Wissensmanagement beim Hessischen Landesamt für Bodemanagement und Geoinformation umgesetzt wird? Das vollständige Interview mit Gerd Köhler können Sie sich als PDF-Dokument herunterladen.

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