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5 Schritte zum erfolgreichen Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen

5 Schritte zum erfolgreichen Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen

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Wie Sie in 5 Schritten erfolgreich Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen etablieren können, zeigt der folgende Artikel der Online-Zeitschrift Impulse.

Schritt 1: Analyse der Ausgangslage

Im ersten Schritt prüfen Sie, welches Wissen bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden ist. Dann untersuchen Sie, um welches Wissen es sich handelt (Bsp. Erfahrungen, Spezialkenntnisse) und wo das Wissen jeweils zu finden ist. Sie können einzelne Ansprechpartner oder Abteilungen benennen. Der Einsatz von Wissenslandkarten ist hierfür sinnvoll. Nähere Informationen zu Wissenslandkarten finden Sie in der Wissensmanagement-Lösungsbox von Prowis.

Schritt 2: Definition der Wissensziele

Nachdem Sie das vorhandene Wissen in Ihrem Unternehmen analysiert haben, ist der nächste Schritt, Wissensziele für Ihr Unternehmen zu bestimmen. Mit Hilfe von Wissen kann die Erreichung der Unternehmensziele unterstützt werden, beispielsweise eine bessere Kundenbindung oder ein höherer Innovationsgrad. Es ist nun wichtig herauszufinden, welches Wissen die Unternehmensziele heute schon unterstützt und welches Wissen zukünftig benötigt wird, um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Diese Wissenslücken zwischen Ist- und Soll-Zustand gilt es zu identifizieren und Methoden zu wählen, wie das fehlende Wissen beschafft werden kann. Das könnte unter anderem die Einbindung von externen Partnern oder die Einstellung neuer Mitarbeiter sein, um fehlendes Know-how aufzubauen. Weitere Tipps finden Sie in der Wissensmanagement-Lösungsbox von Prowis.

Schritt 3: Speicherung des Wissens

Für das Unternehmen wichtiges Wissen, das in Schritt 2 bestimmt wurde, sollte im Folgenden systematisch gespeichert und einfach im Unternehmen zugänglich gemacht werden. Eine Dokumentation mit einer IT-Anwendung ist dabei sehr sinnvoll. Tipps zu den unterschiedlichen IT-Anwendungen finden Sie in unseren eBusiness- Leitfäden, beispielsweise zu den Themen Wikis, Groupware oder Aus Projekten lernen. Eine weitere Informationsquelle ist die Wissensmanagement-Lösungsbox von Prowis.

Grundsätzlich ist zu prüfen, welches Wissen bereits schriftlich dokumentiert wurde. Insbesondere Erfahrungswissen befindet sich häufig nur in den Köpfen der Mitarbeiter und steht nicht in dokumentierter Form zur Verfügung. Wie man dieses Wissen erfassen und dokumentieren kann, zeigt unser eBusiness-Leitfaden „Das Wissen ausscheidender Mitarbeiter bewahren“.

Um relevantes Wissen regelmäßig zu speichern, sollte im Anschluss an Meetings und Projekttreffen schriftliche Protokolle in der IT-Anwendung abgelegt werden.

Für eine bessere Wiederauffindbarkeit von Wissen ist es wichtig sicherzustellen, dass Dokumente mit Schlüsselwörtern versehen werden und eine effiziente Suchmöglichkeit existiert. Durch die Bestimmung von festen Ansprechpartnern für bestimmte Themen wird gewährleistet, dass sich jemand um die Pflege und Aktualität der Inhalte kümmert. Es sollte zudem einen zentralen Verantwortlichen für das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen geben, der bestimmte Prozesse koordiniert und begleitet. Beispielsweise ist es wichtig, von Zeit zu Zeit inhaltliche Ansprechpartner anzuregen, neue Informationen zur Verfügung zu stellen oder sich um eine einheitliche Vergabe von Schlüsselwörtern zu bemühen. Der zentrale Verantwortliche für das Wissensmanagement hilft auch bei Fragen zur IT-Anwendung weiter.

Quelle: Flickr / Anonymous Accout

Creative Commons Attribution-ShareAlike 2.0 Generic (CC BY-SA 2.0)

Schritt 4: Verteilung des Wissens

Im Anschluss an eine Speicherung des Wissens steht der Wissenstransfer im Mittelpunkt. Dabei sollte ein Konzept erarbeitet werden, welcher Mitarbeiter über welches Wissen verfügt und welches Wissen er jeweils benötigt. Mit Hilfe von Expertenprofilen und Mitarbeiterverzeichnissen werden Wissen und Kompetenzen der jeweiligen Mitarbeiter erfasst und dokumentiert. So können schneller Ansprechpartner im Unternehmen gefunden werden. Die Transparenz darüber, wer über welche Themen informiert werden sollte, ist durch diese Methoden zusätzlich gewährleistet. Nähere Informationen zu Mitarbeiterverzeichnissen finden Sie in unseren eBusiness-Leitfaden Yellow Pages.

Zu einem Wissenstransfer zählen auch regelmäßige Meetings innerhalb von Abteilungen, auf bestimmten Hierarchieebenen oder zu bestimmten Themen. Es ist wichtig, den Austausch und die Zusammenarbeit von Experten zu fördern, insbesondere bei abteilungsübergreifenden Problemstellungen wie Kundenzufriedenheit oder Produktentwicklung. Eine weitere Möglichkeit besteht in der Job Rotation, wo Mitarbeiter den Arbeitsplatz tauschen. Nähere Informationen zu den möglichen Methoden des Wissenstransfers finden Sie auch in der Wissensmanagement-Lösungsbox von Prowis.

Quelle: Flickr / International Railway Summit

Creative Commons Attribution-ShareAlike 2.0 Generic (CC BY-SA 2.0)

Schritt 5: Nutzung des Wissens

Im letzten Schritt ist es wichtig sicherzustellen, dass das für das Unternehmen relevante Wissen von den Mitarbeitern im Alltag genutzt wird. Es gilt, die Mitarbeiter zu motivieren, vorhandenes und neues Wissen zu nutzen, das in den IT-Anwendungen abgelegt und bei Meetings ausgetauscht wurde. Einen Überblick über bestehende Methoden der Wissensnutzung gibt es in der Wissensmanagement-Lösungsbox von Prowis.

 

Wie erfolgreiches Wissensmanagement gelingen kann

Erfolgreiches Wissensmanagement kann in Ihrem Unternehmen gelingen, wenn:

  • Sie Ihren Mitarbeitern einen leichten Zugang zu Wissen und Dokumenten ermöglichen, bestenfalls durch eine schnelle effiziente Suchmöglichkeit.
  • Möglichkeiten bestehen, sich informell auszutauschen und Wissen weiterzugeben, z.B. an der Kaffeemaschine oder beim Mittagessen.
  • Sie leicht bedienbare IT-Anwendungen wie Intranet oder Dokumenten-Management-Systeme zur Verfügung stellen, in denen Dokumente ohne großen Aufwand gespeichert werden können.
  • Sie es schaffen, Ihre Mitarbeiter zu motivieren, Ihr Wissen zu teilen, zu speichern und zu nutzen.
  • Sie Dokumente so aufbereiten, dass Informationen schnell gefunden und genutzt werden können.
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