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10 Tipps für den erfolgreichen Wissensaustausch in Meetings in Ihrem Unternehmen

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10 Tipps für den erfolgreichen Wissensaustausch in Meetings in Ihrem Unternehmen

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Der Austausch und Transfer von Wissen zwischen den Mitarbeitern ist ein wichtiger Aspekt des Wissensmanagements. Meetings sind ein geeignetes Mittel, um beispielsweise eine Abteilung oder Führungskräfte unterschiedlicher Abteilungen zusammenzubringen, um sich gegenseitig über Neuigkeiten zu informieren. Auch ein Austausch zu bestimmten Themen lässt sich durch Meetings erreichen. Häufig werden Themen intensiv diskutiert und dabei neue Ideen gewonnen.

Quelle: Flickr / Aaron

Creative Commons Attribution-NoDerivs 2.0 Generic (CC BY-ND 2.0)

 

Die Online-Zeitschrift Impulse hat 10 Tipps zusammengestellt, worauf man bei der Organisation eines Meetings achten sollte, damit es effektiv gestaltet wird.

(1) Organisation des Meetings:

Eine gute Vorbereitung des Meetings ist sehr wichtig. Es sollten zum einen ausreichende Sitzgelegenheiten für länger andauernde Meetings zur Verfügung stehen und zum anderen ausreichend Hilfsmittel wie Flip-Charts oder Beamer vorhanden sein. Kürzere Meetings können auch im Stehen durchgeführt werden.

(2) Pünktlichkeit:

Auf einen pünktlichen Beginn sollte man Wert legen, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer da sind. „Zuspätkommer“ merken dann, dass es wichtig ist, pünktlich zu sein.

(3) Dauer:

Die Dauer des Meetings hängt immer von der Zahl und dem Umfang der Tagungspunkten ab, sollte jedoch in der Regel nicht länger als 90 Minuten sein. Ein geeigneter Zeitumfang für Meetings ist häufig eine Stunde. Dauern die Meetings länger als angesetzt, lohnt es sich eine kurze Pause zu machen, damit die Teilnehmer ihre Anschlumfang usstermine verschieben können. Eine Pause dient auch dazu, über die Themen kurz nachdenken zu können.

(4) Tagesordnung:

Die Tagesordnung enthält den Themenplan des Meetings und sollte bestenfalls bereits zusammen mit der Einladung an die Teilnehmer verschickt werden.

(5) Zielsetzung:

Es lohnt sich die Themen, die zu besprechen sind, zu priorisieren. Dabei sollte pro Thema  ein bestimmter Zeitraum eingeplant werden. Informative Themen benötigen mitunter weniger Zeit als die Entwicklung neuer Ideen oder Problemlösungsansätze.

(6) Ablauf:

Der Ablauf des Meetings sollte so gestaltet werden, dass die Tagesordnungspunkte zügig abgearbeitet werden. Es sollte zu Beginn klar gemacht werden, warum welcher Punkt besprochen wird und welches Ziel dahinter steht. Weiterhin sollte es ausreichend Raum für Diskussionen geben. Falls ein Thema mehr Zeit in Anspruch nehmen sollte, kann man während des Meetings festlegen, dass das Thema zu einem anderen Zeitpunkt wieder aufgegriffen wird.

(7) Pause:

Bei längeren Meetings ist es wichtig, nach einer Stunde eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten zu machen. Dies steigert die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer. Pausen können auch dazu beitragen, dass Diskussionen unterbrochen werden, um anschließend mit anderen Themen fortfahren zu können.

(8) Diskussion:

Beziehen Sie alle Teilnehmer in Diskussion ein, auch solche, die nicht so gesprächig sind. So können alle von den Ideen und Anregungen der anderen Teilnehmer profitieren.

(9) Protokoll:

In einem Protokoll werden die Ergebnisse des Meetings schriftlich festgehalten. Es wird zudem festgelegt, wer bis wann was zu erledigen hat. Dies erhöht die Verbindlichkeit.

(10) Schlusspunkt:

Es ist wichtig, pünktlich zu enden, genauso wie pünktlich anzufangen.

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